Verfahrensbeschreibungen

Beglaubigung von öffentlichen Urkunden für das Ausland beantragen

Es gibt zwei Arten der Beglaubigung, die Apostille und die Legalisation.

Bei einer Beglaubigung prüfen und bestätigen die zuständigen Stellen in Deutschland die

  • Echtheit der Unterschrift auf der Urkunde,
  • Berechtigung der unterzeichnenden Person zur Ausstellung der Urkunde sowie
  • Echtheit des Dienstsiegels ("Wappensiegels") der ausstellenden Behörde.

Beglaubigte Urkunden müssen Sie im Ausland normalerweise in folgenden Fällen vorlegen:  Sie wollen dort

  • arbeiten,
  • heiraten,
  • ein Kind adoptieren oder
  • einen Mitarbeiter oder eine Mitarbeiterin in einer Auslandsniederlassung beschäftigen.

Apostille

Bestimmte Länder sind dem Übereinkommen zur Befreiung ausländischer öffentlicher Urkunden von der Legalisation beigetreten. Für diese Länder ist es ausreichend, die erforderliche Urkunde mit einer Apostille zu versehen. Mit dieser Apostille bestätigt die zuständige deutsche Behörde die Echtheit der deutschen öffentlichen Urkunde. Die Konsularbeamten oder Konsularbeamtinnen des entsprechenden ausländischen Staates müssen nicht mehr beteiligt werden. Diese Urkunde wird dort anerkannt.

Legalisation

Die Legalisation ist für Länder notwendig, die diesem Abkommen nicht beigetreten sind. Dort benötigte Urkunden müssen von der zuständigen deutschen Behörde vorbeglaubigt werden. Danach erfolgt die Bestätigung der Echtheit durch das Konsulat des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll. Erst dann kann die Urkunde im Ausland verwendet werden.

Einige Staaten verlangen zusätzlich zu der oben beschriebenen Vorbeglaubigung eine Endbeglaubigung durch das Bundesverwaltungsamt. Im Anschluss an die Vorbeglaubigung der deutschen Stelle beglaubigt das Bundesverwaltungsamt im Auftrag des Auswärtigen Amtes die Unterschrift der deutschen öffentlichen Urkunde. Die davon betroffenen Staaten finden Sie in dem Merkblatt des Auswärtigen Amtes unter dem Stichwort "Vorbeglaubigung/Endbeglaubigung deutscher öffentlicher Urkunden". Auch die zuständige deutsche Behörde kann Ihnen darüber Auskunft geben.

Tipp: Wenn Sie Ihre Urkunde übersetzen lassen müssen, finden Sie in der Dolmetscher- und Übersetzerdatenbank die öffentlich bestellten und vereidigten Urkundenübersetzerinnen und Urkundenübersetzer in Baden-Württemberg.

Zuständige Stelle

für die Erteilung der "Apostille"

für Urkunden des Bundes:

  • das Bundesverwaltungsamt für Urkunden aller Bundesbehörden und Bundesgerichte
  • der Präsident oder die Präsidentin des deutschen Patentamts für Urkunden des Bundespatentgerichts und des deutschen Patentamts

für Urkunden des Landes:

  • das Justizministerium für die ausgestellten öffentlichen Urkunden
    • des Justizministeriums,
    • der Oberlandesgerichte und
    • der Staatsanwaltschaften bei den Oberlandesgerichten
  • die Präsidenten der Landgerichte für die in ihrem Bezirk ausgestellten öffentlichen Urkunden
    • der übrigen ordentlichen Gerichte und Staatsanwaltschaften,
    • der Behörden, denen Aufgaben der ordentlichen Gerichte übertragen sind,
    • der Notariate und Bezirksnotariate sowie für
    • sonstige Urkunden der Justizverwaltung
  • die Regierungspräsidien für die in ihrem Bezirk ausgestellten öffentlichen Urkunden aller Verwaltungsbehörden (außer der Justizverwaltungsbehörden)
    (z.B. Landratsamt, Stadtverwaltung des Stadtkreises, Finanzamt, Industrie- und Handelskammer, Handwerkskammer, Kassenärztliche Vereinigung)
    Das Regierungspräsidium Tübingen ist darüber hinaus für die von den Ministerien des Landes Baden Württemberg mit Ausnahme des Justizministeriums ausgestellten öffentlichen Urkunden zuständig.
  • das Kultusministerium für Urkunden aus dem schulischen Bereich
    (z.B. Urkunden der Regierungspräsidien (früher: Oberschulämter), Zeugnisse staatlich anerkannter Schulen, Schulbesuchsbescheinigungen)
  • das Wissenschaftsministerium für Urkunden aus dem Hochschulbereich
    (z.B. Immatrikulationsbescheinigungen, Diplomurkunden, Bescheinigungen von Universitätskliniken)

für die Vorbeglaubigung zur Legalisation:

  • das Justizministerium für die von folgenden Behörden ausgestellten öffentlichen Urkunden:
    • Oberlandesgerichte,
    • Staatsanwaltschaften bei den Oberlandesgerichten,
    • Präsidenten der Landgerichte und den Vollzugsanstalten
  • die Präsidenten oder Präsidentinnen der Landgerichte für die im Bezirk dieser Gerichte ausgestellten öffentlichen Urkunden der
    • übrigen ordentlichen Gerichte und Staatsanwaltschaften,
    • Behörden, denen Aufgaben der ordentlichen Gerichte übertragen sind,
    • der Notariate sowie
    • Ratschreiber und Ratschreiberinnen
  • die Regierungspräsidien für die in ihrem Bezirk ausgestellten öffentlichen Urkunden aller Verwaltungsbehörden (außer der Justizverwaltungsbehörden)
    (z.B. Landratsamt, Stadtverwaltung des Stadtkreises, Finanzamt, Industrie- und Handelskammer, Handwerkskammer, Kassenärztliche Vereinigung)
    Das Regierungspräsidium Tübingen ist darüber hinaus für die von den Ministerien des Landes Baden Württemberg mit Ausnahme des Justizministeriums ausgestellten öffentlichen Urkunden zuständig.
  • das Kultusministerium für Urkunden aus dem schulischen Bereich
    (z.B. Urkunden der Regierungspräsidien (früher: Oberschulämter), Zeugnisse staatlich anerkannter Schulen, Schulbesuchsbescheinigungen)
  • das Wissenschaftsministerium für Urkunden aus dem Hochschulbereich
    (z.B. Immatrikulationsbescheinigungen, Diplomurkunden, Bescheinigungen von Universitätskliniken)
  • das Bundeszentralregister für Führungszeugnisse

für die Legalisation:

  • die diplomatische oder konsularische Vertretung (Botschaft oder Konsulat in der Bundesrepublik Deutschland) des Staates, in dem die Urkunde verwendet werden soll

für die Endbeglaubigung/Überbeglaubigung bei ausgewählten Staaten:

  • das Bundesverwaltungsamt
    Das Bundesverwaltungsamt kann die Endbeglaubigung nur erteilen, wenn die Urkunde bereits vorbeglaubigt worden ist.

Voraussetzungen

Voraussetzungen sind:

Sie möchten eine öffentliche Urkunde beglaubigen lassen. Das sind beispielsweise:

  • gerichtliche und notarielle Urkunden
  • Urkunden und Bescheinigungen der Verwaltungsbehörden (z.B. Zeugnisse)
  • Personenstandsurkunden; das sind Urkunden, die vom Standesamt ausgestellt wurden (z.B. Geburts-, Ehe- und Sterbeurkunden)
  • melderechtliche Bescheinigungen der Bürgermeisterämter (z.B. Aufenthalts-, Meldebescheinigungen)
  • private Urkunden (z.B. formlose Vollmachten oder Kaufverträge), die erst nach Beurkundung durch einen Notar, eine Notarin oder eine Behörde als öffentliche Urkunden gelten

Hinweis: Wenn Sie eine Personenstandsurkunde zur Verwendung im Ausland benötigen, können Sie beim Standesamt die Ausstellung einer "Internationalen Personenstandsurkunde" beantragen. Diese kann ohne weitere Beglaubigung direkt in den Staaten genutzt werden, die dem Übereinkommen der Internationalen Kommission für das Zivil- und Personenstandswesen (CIEC) beigetreten sind.

Verfahrensablauf

Wenden Sie sich an die zuständige ausländische Vertretung im Inland. Dort erfahren Sie, ob Ihre Urkunde legalisiert beziehungsweise apostilliert werden muss und welche Voraussetzungen erfüllt sein müssen. Danach wenden Sie sich an die zuständige deutsche Stelle.

Sie können Ihre Unterlagen persönlich bei der zuständigen Stelle vorbeibringen und die Beurkundung vornehmen lassen. Sie können Ihre Unterlagen auch mit der Post senden. Geben Sie im Begleitschreiben Ihre Anschrift und Telefonnummer für Rückfragen, Ihr Anliegen und das Bestimmungsland der Urkunde an.

Achtung: Viele ausländische Staaten bestehen darauf, dass das Ausstellungsdatum nicht mehr als sechs Monate zurückliegt. Erkundigen Sie sich bei der zuständigen Auslandsvertretung.

Erforderliche Unterlagen

  • Originalurkunde, unterschrieben und mit einem Dienstsiegel ("Wappenstempel") der ausstellenden Behörde oder Körperschaft versehen
  • eventuell beglaubigte Kopien (bei Zeugnissen allgemeinbildender Schulen kann die Fotokopie nur bestätigt werden, wenn sie von der Schule oder beispielsweise vom Regierungspräsidium beglaubigt wurde und das Dienstsiegel aufweist)

Sonstiges

Eine Liste der Ansprechpartner steht Ihnen zum Download zur Verfügung.

Kosten/Leistung

je nach zuständiger Stelle unterschiedlich

Hinweis: Erkundigen Sie sich bei der zuständigen Stelle im Voraus über die Zahlungsart.

Freigabevermerk

Dieser Text entstand in enger Zusammenarbeit mit den fachlich zuständigen Stellen. Das Regierungspräsidium Stuttgart hat dessen ausführliche Fassung am 23.10.2017 freigegeben.

Die hier dargestellten Informationen werden von service-bw übernommen und regelmäßig aktualisiert.